۶ ایده برای داشتن میز کار مرتب
بیشترین و البته مهم‌ترین ساعت‌های روز ما در شرکت و برای انجام وظایف کاری سپری می‌شود. هر کارمندی عادت‌های رفتاری مختلفی در ساعت‌های اداری دارد. برخی منظم و مرتب هستند و تمام کارها را با برنامه‌ریزی مشخصی انجام می‌دهند، در حالی که برخی دیگر مانند من آنقدر غرق در کار و انجام فعالیت‌های مختلف می‌شوند که دیگر زمانی برای نظم ندارند.
جالب این است که من چندان متوجه بی‌نظمی در زمان کار نبودم و یک اتفاق ساده به من نشان داد بی‌نظمی در ساده‌ترین امور هم می‌توان تاثیر منفی بسزایی داشته باشد. به‌واسطه کاری که انجام می‌دهم، اسناد و مدارک بسیاری روی میز کارم دارم و مدام باید اطلاعات مختلف را در دفترچه یادداشتم ثبت کنم تا برای انجام بسیاری از وظایف کاری از آن‌ها استفاده کنم.
در یک روز شلوغ کاری که باید در جلسه‌های مختلفی شرکت می‌کردم، دنبال یک پوشه مهم برای جلسه بودم. در حالی که گوشی همراه و یک فنجان چای در دست داشتم، روی میز به‌دنبال پوشه مد نظر بودم. اما چون جست‌وجوی چشمی به نتیجه نرسید، باید گوشی و فنجان را روی میز می‌گذاشتم تا بتونم درون کشوهای میز کار را هم برای پیدا کردن پوشه، بررسی کنم. اما متاسفانه روی میز کار هیچ جای خالی برای یک فنجان کوچک وجود نداشت!
در این لحظه متوجه شدم چقدر میز کار شلوغی دارم و به یاد حرف دوستم افتادم که همیشه به من می‌گفت: یک میز کار مرتب و خلوت، بهره‌وری را افزایش می‌دهد.
همین اتفاق بهانه‌ای شد تا ایده‌هایی برای میز کار مرتب اجرا کنم. اگر شما هم از میزکار شلوغ‌تان خسته شده‌اید یا دنبال راهکارهای موثری برای مرتب نگه‌داشتن میز کار در هشت ساعت اداری هستید، حتما به این ایده‌ها توجه کنید؛ شاید یک یا چند ایده مناسب برای میزکارتان پیدا کردید.
۱. چسباندن کاغذهای یادداشت به تخته یادآوری
یکی از مهم‌ترین عامل‌های شلوغی روی میزکار، لوازم تحریر کوچک هستند. اگر کمی با دقت به وسایل میزکار نگاه کنید، کاغذها و نامه‌های اداری زیادی روی میز می‌بینید که ضرورتی ندارد روزها روی میز منتظر باشند تا نوبت رسیدگی به آن‌ها برسد. اگر میزکارتان کنار یک دیوار خالی قرار گرفته است، بهترین فرصت برای نصب یک تخته روی دیوار و قراردادن کاغذها و لوازم کوچک و کم‌وزن روی آن است. با دیدن تصویر زیر بهتر متوجه منظور من خواهید شد.
اگر فکر می‌کنید حوله یا زمان کافی برای سفارش‌دادن این تخته‌ها را ندارید، از این ایده کاربردی دست نکشید. راه ساده‌تری هم برای داشتن یک تخته یادآوری کاربردی وجود دارد. یک قفسه فلزی مشبک که حتما در خانه شما پیدا می‌شود، می‌تواند جایگزین خوبی برای این تخته چوبی باشد. این تخته مشبک یک ایده ساده برای چسباندن برگه‌های یادداشت مختلف است که تمام برگه‌های مهم را جلو چشمتان نگه می‌دارد. اگر دیوار خالی برای نصب آن ندارید، می‌توانید این تخته مشبک را روی میزکار قرار دهید.
حتما جایی برای یک عکس از اعضای خانواده، روی این تخته یادآوری در نظر بگیرید تا هر زمان که خسته شدید با نیم‌نگاهی به این عکس انرژی لازم برای ادامه روز کاری را دریافت کنید. البته پیشنهاد می‌کنم مانند تصویر زیر، دیوار جلو میز را خیلی شلوغ نکنید.
۲. از مزیت‌های دنیای دیجیتال بهره ببرید
معمولا روی میزکار هر کارمند اداری، یک تقویم رومیزی و برگه‌های یادداشت زیادی وجود دارد. اگر با تکنولوژی و دنیای دیجیتال دوست هستید، برای مرتب کردن میزکار می‌توانید از تصاویر تقویمی برای زمینه کامپیوترتان استفاده کنید و یادآوری‌ها را روی تقویم ویندوز فعال کنید. با این کار در کنار خلوت‌شدن میز کار، کاغذ کمتری برای محافظت از محیط‌زیست مصرف کرده‌اید.
اگر هم تقویم برای شما اهمیت دارد و باید کارهای مهم زیادی را در روزهای مشخص‌شده انجام دهید، می‌توانید برای داشتن یک میز کار مرتب، یکی از دیوارهای اتاق کار را به تقویم هفته یا ماه تبدیل کنید.
۳. با نظم‌دهنده‌ها وسایل را سازماندهی کنید
اگر به‌واسطه کاری که انجام می‌دهید، با وسایل کوچک زیادی سروکار دارید و همین باعث شلوغی اطرافتان شده است، به نظم‌دهنده‌ها فکر کنید. نظم‌دهنده‌ها انواع مختلفی دارند که برای مرتب نگه‌داشتن کشو‌ها بسیار کاربردی هستند. شما با داشتن چند نظم‌دهنده و تقسیم‌کردن فضای کشو به‌راحتی می‌توانید یک میزکار مرتب داشته باشید. برای ایجاد نظم در وسایل کوچک کافی است با کمی حوصله وسایل را در قسمت‌های مختلف کشو بچینید.
البته اگر برای بعضی وسایل نمی‌توانید جایی در کشو پیدا کنید، با استفاده از جعبه‌های مختلف آن‌ها را در قفسه‌های اداری بچینید. با این روش هم به وسایل کار نظم داده‌اید و هم جلوه بهتری در محیط کار ایجاد کرده‌اید.
۴. از اطراف میز برای چیدن وسایل استفاده کنید
اگر میز کار کوچکی دارید و نمی‌دانید وسایلی که باید روی میز باشند چطور در این فضای کوچک مدیریت کنید، به لبه‌های میز کار فکر کنید. به کمک چند گیره می‌توانید برخی از وسایل سبک را به لبه میز آویزان کنید و یک میز کار خلوت برای خود طراحی کنید. ایده‌های مختلفی برای این کار وجود دارد که اگرکمی خلاقیت به خرج دهید، می‌توانید یک طراحی منحصر برای میزکارتان داشته باشید.
۵. برخی لوازم اداری را درون میزکار پنهان کنید
برای انجام‌دادن برخی کارهای اداری به تجهیزات زیادی نیاز است. مثلا اگر حسابدار هستید و باید روی میز کارتان یک پرینتر یا اسکنر، ماشین‌حساب، تلفن و تجهیزات دیگری باشد می‌توانید برخی از این وسایل را درون کشو یا کمدهای میز پنهان کنید تا محیط کار منظمی داشته باشید و با ذهنی آرام وظایف کاری را سر و سامان دهید.
۶. ایجاد نظم در اتاق کار با طبقات کنار میز
اگر دفتر و کتاب‌های زیادی دارید که هنوز با این ایده‌ها جای مناسبی برای آن‌ها پیدا نکرده‌اید، این ایده مخصوص شماست. در بالا گفتیم نظم‌دهنده را برای تقسیم فضای کشوی میز استفاده کنید؛ از این نظم‌دهنده‌ها برای مرتب‌کردن کتاب‌ها هم می‌توانید استفاده کنید.
البته اگر میزکارتان کوچک است، به فکر یک طبقه کاربردی کنار میزکار باشید تا هر چه که جایی روی میزکار مرتب شما ندارد را در طبقه‌های آن قرار دهید.
با مرتب کردن میز کار، بهره‌وری را افزایش دهید
ما ساعت‌های زیادی را پشت میز می‌نشینیم و وظایف خود را انجام می‌دهیم. ممکن است به‌دلیل مشغله‌های زیادی که داریم از اهمیت میزکار مرتب و خلوت غافل شده باشیم.ولی اگر بتوانیم نظم را در تمام ابعاد زندگی کاری به‌ویژه میز کار وارد کنیم، بهره‌وری بیشتری خواهیم داشت. در بالا چند ایده ساده برای مرتب کردن میز کار را معرفی کردیم که می‌توانید بسته به شرایط کار و محیط کاری‌تان از این ایده‌ها برای نظم بیشتر کمک بگیرید. البته مرتب کردن میزکار به‌همین چند ایده محدود نمی‌شود و شما می‌توانید با بررسی نیازهای خودتان از محیط کار ایده‌های کاربردی و خلاقانه‌ای ارایه کنید.